Tietosuojakäytäntö

Tietosuojasi on tärkeää KTA-Cortexin yritysryhmälle, johon kuuluvat KTA-Yhtiöt Oy, Cortex Oy, KTA Paper Oy, KTA-Cortex Oy ja Corta Oy. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojesi käyttöä KTA-Cortexin asiakkuudenhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmissä.

Kerätyt tiedot
Tallennamme CRM-asiakkuudenhallinta- ja ERP-toiminnanohjausjärjestelmiimme tietoja asiakkaistamme ja muista kontakteistamme. Käytämme tietoja myyntimme ja markkinointimme tukena. Keräämme seuraavia henkilötietoja: nimi, asema yrityksessä, puhelinnumero, postiosoite ja sähköpostiosoite. 
Verkkosivuillamme on huollon yhteydenottolomake, jolla voi lähettää huollollemme työpyynnön. Lähettämällä henkilötietojasi sisältävän lomakkeen KTA-Cortexin verkkosivustolla hyväksyt tämän tietosuojaselosteen. Lähettämäsi tiedot saatetaan yhdistää muihin sinua koskeviin tietoihimme, jotka olemme keränneet esimerkiksi messuilla. Toimittamasi tiedot liittyvät sinun tai organisaatiosi ja KTA-Cortexin yritysryhmän väliseen suhteeseen.

Tietojen käyttö ja luovutus
KTA-Cortexin yritysryhmä voi käyttää henkilötietojasi tärkeiden tietojen lähettämiseen tapahtumista (esimerkiksi messut) ja tarjouksista, joiden uskomme kiinnostavan sinua. Tähän liittyen asiakasrekisteriä käsitellään asiakastyötä tekevien henkilöiden työasemilla excel-tiedostoina.
KTA-Cortexin yritysryhmä on sitoutunut suojelemaan tietojasi eikä myy tai vuokraa tietojasi kolmansille osapuolille. 
KTA-Cortex Oy ei myöskään luovuta henkilötietoja ulkopuolisille paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Rekisterin suojaus ja henkilötietojen säilytysaika
Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Rekisteri on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuihin CRM- ja ERP-tietokantoihin, johon on pääsy KTA-Cortexin valtuuttamilla henkilöillä. Rekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi kuitenkin enintään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisestä.

Päivitykset ja käyttöoikeudet
Päivitämme CRM- ja ERP-järjestelmiämme ja tarkistamme niiden sisällön säännöllisesti, jotta voimme entistä paremmin palvella asiakkaitamme ja muita sidosryhmiämme. Tämä pitää sisällään myös ei-aktiivisten yhteystietojen poistamisen.
Jos haluat tarkistaa henkilötietosi tai jos haluat, että ne poistetaan CRM- ja ERP-järjestelmistämme, lähetä pyyntö osoitteeseen: kta@kta.fi . Voit myös pyytää edellä mainitusta osoitteesta henkilötietolain mukaisen rekisteriselosteen koskien asiakasrekisteriämme.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Tarvittaessa rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla rekisterinpitäjälle tätä koskevan lisäselvityksen.

Oikeus tietojen poistamiseen
Mikäli henkilötietoja ei tarvita tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuun tarkoitukseen, rekisteröity on peruuttanut suostumuksen, johon tietojen käsittely on perustunut, tai rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua rekisteristä.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse kta@kta.fi. Jos et halua meidän ottavan sinuun yhteyttä, voit kieltäytyä vastaanottamasta viestejä jatkossa. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle, joka tässä tapauksessa on ensisijaisesti tietosuojavaltuutetun toimisto.

Rekisterin tietolähteet
Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen KTA-Cortex yritysryhmän yrityksiin. Keräämme tietoja sopimuksenteon yhteydessä, rekisteröityessäsi tai kun käytät KTA-Cortexin palveluja. Keräämme siis henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi.
Seuraamme myös internet-sivustollamme evästeitä ja vierailusi KTA-Cortexin sivuilla jättää jäljen, IP-osoitteen. Henkilötietoja voidaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös KTA-Cortexin ulkopuolisista rekistereistä. Voimme myös kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä. 

Palveluntarjoajien käyttö
KTA-Cortex käyttää palveluntarjoajia markkinointiin liittyvien tehtävien toteuttamiseen. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi kirjepostin tai sähköpostiviestien lähettäminen. Näitä tehtäviä suorittavilla henkilöillä saattaa olla pääsy henkilötietoihisi, mutta ainoastaan tehtäviensä toteuttamistarkoituksessa. Nämä henkilöt eivät saa käyttää henkilötietojasi mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Sitoutumisemme tietosuojaan
KTA-Cortex Oy pyrkii huolehtimaan tietojesi turvallisuudesta. Olemme ottaneet käyttöön kohtuullisia fyysisiä, sähköisiä ja hallinnollisia menetelmiä, jotta voimme suojata ja turvata verkossa keräämämme tiedot.
CRM-järjestelmä on suojattu ulkoiselta käytöltä. Rekisteritietoja päivittävien ja käyttävien henkilöiden oikeudet käyttää ja käsitellä rekisteritietoja on määritelty yksilötasolla ja suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Ehtojen päivittäminen
KTA-Cortex varaa oikeuden muokata tietosuojaehtoja aika ajoin.

Yhteyshenkilömme tietosuoja-asioissa

Reinhard Lindqvist
KTA-Cortex Oy
reinhard.lindqvist@kta.fi 
0400 426 245

Tilaukset

klo 8-16
09 7590 7300
tilaus@cortex.fi

Yhteystiedot

Cortex Oy Espoo: Myyntikonttori, hallinto ja varasto sekä huolto ja varaosat
Kutojantie 5, 02630 Espoo Puh: 09 7590 770 Fax: 09 7590 7799

Huoltokutsut

09 7590 7730
huolto@cortex.fi